经营管理签证 日本经营管理签证新规下常勤职员招聘全流程解析

为了满足《出入国管理及难民认定法第 7 条第 1 项第 2 号标准省令等部分修订案》（2025 年 10 月实施）中关于“经营・管理”在留资格续签或申请时雇佣至少 1 名常勤职员的要求，以下详细说明在日本招聘、面试、入职及入职后必须完成的流程，以及是否需要社会保险劳务士（社労士，简称社劳士）介入。

1. 常勤职员的定义与要求

根据修订案和入管局规定，常勤职员需满足以下条件：

• 身份：日本国民、永住者、特别永住者或定住者（不包括“技术・人文知识・国际业务”或“家族滞在”等在留资格）。
• 工作时间：全职，通常每周工作 30 小时以上，签订正式劳动合同。
• 工作内容：与企业业务直接相关（如餐饮企业雇佣厨师、服务员，贸易公司雇佣行政人员等）。
• 证明材料：需提交劳动合同、工资支付记录、居民票（日本国民）或在留卡/特别永住者证明副本（外国人），以证明身份和雇佣真实性。

2. 招聘、面试、入职及入职后的流程

以下是在日本招聘 1 名常勤职员的完整流程，涵盖从招聘到入职后必须完成的事项：

（1）招聘流程

1. 确定招聘需求：

   • 明确岗位：根据企业业务需求，确定职员的岗位（如行政、营销、运营等），确保工作内容与“经营・管理”签证的业务相关。
   • 制定职位描述：包括工作职责、要求（如日语能力、技能）、工作时间（每周 30 小时以上）、薪资（符合最低工资标准）。
   • 确认身份要求：优先招聘日本国民、永住者、特别永住者或定住者，排除“技术・人文知识・国际业务”或“家族滞在”身份的候选人。

2. 发布招聘信息：

   • 渠道：
     • 公共就业服务：通过 Hello Work（公共职业安定所，日本的公共就业机构）发布招聘信息，免费且覆盖广泛。
     • 在线招聘平台：如 Indeed、LinkedIn、マイナビ転職等，适合中小企业。
     • 人脉推荐：通过行业网络或现有员工推荐，找到符合身份要求的候选人。
     • 大学或社区：针对特定群体（如永住者或定住者）发布招聘信息。
   • 信息内容：需明确全职性质（常勤）、薪资、工作地点、身份要求（如“需为日本国民或永住者”），避免误招不符合条件的候选人。
   • 注意事项：
     • 明确告知候选人需提供居民票或在留卡副本，以确认身份。
     • 招聘广告需遵守《劳动基准法》和《雇用机会均等法》，不得包含歧视性要求（如年龄、性别限制，除非合理必要）。

3. 筛选简历：

   • 收集候选人简历（履歴書）和求职信（職務経歴書），筛选符合岗位要求和身份条件的候选人。
   • 优先选择有稳定工作背景或与业务相关的经验者，以确保入管局审查时工作内容的合理性。

（2）面试流程

1. 安排面试：

   • 形式：可选择现场面试、视频面试或电话面试（视企业规模和岗位需求）。
   • 内容：
     • 确认候选人的身份（如要求出示居民票或在留卡副本）。
     • 评估日语能力（若业务需要）、专业技能和工作经验。
     • 说明岗位职责、薪资、工作时间及合同类型（正式员工）。
   • 问题示例：
     • “您目前的在留资格是什么？可否提供居民票或在留卡副本？”
     • “您是否有与本公司业务相关的经验？”
     • “您是否能接受每周 30 小时以上的全职工作？”

2. 身份核查：

   • 日本国民：要求提供居民票（住民票）或身份证件（如驾照）副本。
   • 永住者/特别永住者/定住者：要求提供在留卡（在留カード）或特别永住者证明（特別永住者証明書）副本，确认在留资格类型和有效期。
   • 记录候选人身份信息，确保符合入管局要求（不接受“技术・人文知识・国际业务”或“家族滞在”）。

3. 评估与决策：

   • 综合简历、面试表现和身份核查，选择最合适的候选人。
   • 若有多名候选人，可进行多轮面试，确保选出稳定、合规的员工。

（3）入职流程

1. 签订劳动合同：

   • 合同内容：
     • 明确全职性质（每周 30 小时以上）。
     • 薪资：符合地区最低工资标准（如东京约 1200 日元/小时），并注明月薪或年薪。
     • 工作内容：详细描述与企业业务相关的职责。
     • 工作时间：如每周 5 天、每天 6-8 小时。
     • 福利：社会保险（健康保险、厚生年金）、带薪休假等。
   • 形式：签订书面劳动合同（労働契約書），双方签字确认。
   • 法律要求：根据《劳动基准法》第 15 条，需向员工提供劳动条件通知书（労働条件通知書），明确薪资、工作时间、休假等条款。
   • 注意事项：
     • 合同需明确“常勤”（全职）性质，以满足入管局要求。
     • 若员工为外国人，需确认其在留资格允许无限制工作（永住者、特别永住者、定住者均可）。

2. 办理入职手续：

   • 身份验证：收集员工的居民票（日本国民）或在留卡/特别永住者证明副本（外国人），存档以备入管局审查。
   • 银行账户：要求员工提供用于工资转账的银行账户，确保工资支付可追溯。
   • 税务登记：为员工办理源泉徴収（所得税预扣）登记，确保税务合规。
   • 入职培训：根据岗位需求，提供必要培训，确保员工能胜任工作。

（4）入职后必须完成的事项

1. 社会保险登记：

   • 健康保险和厚生年金：
     • 根据《健康保险法》和《厚生年金保险法》，企业（即使只有 1 名员工）需为常勤职员加入社会保险（健康保险、厚生年金）。
     • 需在员工入职后5 日内向日本年金机构（日本年金機構）提交保险登记申请。
     • 保险费用由企业和员工共同承担（通常各半，具体比例视薪资而定）。
   • 劳动保险：
     • 加入劳动保险（労災保険，工伤保险），为员工提供工伤保障。
     • 若企业从事特定行业（如建筑），需额外加入雇用保险（雇用保険，失业保险）。
   • 办理流程：
     • 提交《健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届》等文件。
     • 可通过电子申请系统或直接前往年金事务所办理。
   • 注意事项：
     • 社会保险登记是强制性要求，未办理可能导致入管局审查时被质疑企业合规性。
     • 需保留保险缴纳证明（如缴费记录、通知书），以备续签审查。

2. 工资支付与记录：

   • 支付方式：通过银行转账支付工资，确保可追溯（入管局可能要求银行对账单或工资明细）。
   • 工资标准：需符合地区最低工资标准，并按劳动合同约定的金额支付。
   • 记录保存：
     • 保存工资明细（給与明細）、银行转账凭证、源泉徴収票（年度所得税证明）。
     • 这些记录需在续签时提交，证明常勤职员的真实雇佣关系。
   • 税务要求：
     • 为员工预扣所得税（源泉徴収），并按月或按年向税务署申报。
     • 保留税务申报记录，确保与工资支付记录一致。

3. 劳动管理合规：

   • 出还不完善：
     • 严格遵守《劳动基准法》的休假、加班、劳动时间等规定。
     • 定期更新劳动记录（如出勤表、休假记录），以备劳动监察。
   • 注意事项：
     • 入管局可能要求企业提交劳动相关记录（如出勤表、工资表），确保员工真实工作。
     • 不合规的劳动管理可能导致续签审查失败。

4. 入管局续签材料准备：

   • 常勤职员证明材料：
     • 劳动合同、工资支付记录（银行转账凭证、工资明细）。
     • 居民票（日本国民）或在留卡/特别永住者证明副本（外国人）。
   • 业务真实性证明：
     • 提供与职员工作相关的业务记录（如工作日志、业务报告），证明工作内容与企业业务相关。
   • 注意事项：
     • 所有材料需真实、一致，入管局可能通过实地调查或税务记录核查。
     • 确保职员的身份符合要求（日本国民、永住者、特别永住者或定住者）。

3. 是否一定需要社劳士介入？

社労士（社会保险劳务士）的作用：

• 社劳士是专门处理劳动和社会保险事务的专业人士，熟悉日本劳动法规、社会保险登记、工资计算、税务申报等流程。
• 主要职责：
  • 协助起草劳动合同和劳动条件通知书，确保符合法律要求。
  • 办理社会保险（健康保险、厚生年金、劳动保险）的登记和申报。
  • 提供劳动管理建议（如加班、休假规定），避免违法行为。
  • 处理劳动监察或税务署的合规检查。

是否必须需要社劳士？

• 不一定必须，但强烈推荐：
  • 小型企业的挑战：对于小型企业或初次雇佣员工的“经营・管理”签证持有人，劳动和社会保险的流程可能复杂且容易出错。社劳士能确保所有手续合规，节省时间并降低风险。
  • 法律合规性：日本劳动法规严格，错误可能导致罚款或入管局审查问题（如社会保险未登记）。社劳士能帮助避免这些问题。
  • 入管局审查：入管局对常勤职员的材料审查严格，社劳士能确保劳动合同、工资记录等材料符合要求，增加续签成功率。
• 无需社劳士的情况：
  • 如果企业主熟悉日本劳动法规、社会保险流程，且有能力独立完成相关手续（如通过日本年金机构网站自行登记），可以不聘请社劳士。
  • 但需确保所有文件（如劳动合同、社会保险登记表、工资记录）符合法律和入管局要求，否则可能引发问题。
• 成本与效益：
  • 社劳士的服务费用通常为数万至数十万日元（视服务内容而定）。对于不熟悉流程的企业主，这是一项值得的投资，尤其是为确保入管局续签顺利。
  • 若企业规模较小、预算有限，可选择咨询一次性服务（如仅起草合同或审查材料）。

4. 注意事项与入管局审查重点

• 真实性审查：
  • 入管局可能通过税务记录、实地调查或面谈核查常勤职员的真实雇佣关系。虚构雇佣（如仅为应付审查而雇佣亲友）可能导致拒签。
  • 确保职员实际工作，工资支付记录与劳动合同一致。
• 身份核查：
  • 常勤职员必须为日本国民、永住者、特别永住者或定住者。需在面试和入职时确认身份并保留证明文件。
• 时间规划：
  • 招聘、入职和社会保险登记需数周至数月，建议尽早开始。
  • 入管局续签审查可能需要 1-3 个月，提前准备所有材料（劳动合同、工资记录、身份证明等）。
• 过渡期的不确定性：
  • 新规要求资本金 3000 万日元和常勤职员 1 人以上，若现有公司资本金不足，可能需增资。常勤职员的合规性是审查重点，需确保雇佣关系真实。

5. 总结

在日本招聘常勤职员以满足“经营・管理”在留资格要求的流程包括：明确岗位需求、发布招聘信息、筛选简历、面试确认身份、签订劳动合同、办理入职手续、入职后完成社会保险登记、工资支付和劳动管理。每个步骤需符合日本劳动法规和入管局要求，确保职员身份（日本国民、永住者、特别永住者或定住者）、工作内容和材料真实性。社労士并非必须，但对于不熟悉劳动和社会保险流程的企业主，聘请社劳士能显著降低错误风险，确保合规性和续签成功率。建议尽早规划招聘和材料准备，特别是在 2025 年 10 月新规实施前，以应对严格的入管局审查。