创业分享 日本创业法定三簿（劳动者名簿·賃金台帳·出勤簿）的实务要点与免费模板分享

日本初创公司在开始招聘员工时，必须重视法定三簿（劳动者名簿、賃金台帳、出勤簿）。这是劳动基准法强制要求的“法定三簿”，哪怕只雇 1 名员工（包括兼职、外国人），公司也必须制作并保存。如果不备齐，劳基署检查时可能被罚款（30 万円以下），更重要的是，对于持有经营管理签证的公司，入管更新审查中越来越常要求提交这些账簿作为“经营实态”的证明材料。缺少或不一致，很容易导致更新不许可。

下面简单科普一下这些账簿的基本内容、为什么重要、怎么起步管理（重点推荐免费 Excel 方式），适合刚招聘或计划招聘的小团队使用。

法定三簿是什么？（简单一览表）

这些是证明“公司真正雇人、正常发工资、合法经营”的核心证据。近年来（2025-2026 年趋势），入管对经营管理签证更新时，常突然要求提交三簿全部，尤其是检查“常勤员工雇用实态”“不法就労防止”“社保加入”等。

小公司（10 人以内）为什么必须早做？

• 只雇 1-2 人时很多人觉得“麻烦不用管”，但法律上从第 1 人开始就义务。
• 招聘后如果不记录，几个月后补做容易出错（时间不一致、计算错），劳基署或入管一看就露馅。
• 经营管理签证更新审查越来越严：2025 年 10 月改正后，要求常勤员工 1 名以上（日本人/永住者等），三簿是直接证据。
• 免费工具就能搞定，不用花大钱买系统。

10 人以内初创最实用起步方式：免费 Excel 模板

小团队完全不需要付费云系统，手动 Excel 就够（每月输入几分钟）。推荐以下注册不要钱、立即下载的免费模板（基于厚生劳动省样式或社労士监修，2026 年可用）：

• 出勤簿（最常用，自动算劳动时间/残业）：

  • ビズ研 出勤簿テンプレート（Excel/スプレッドシート、社労士监修、日付自动、祝日対応）：https://biztemplatelab.com/template/syukkinbo
  • プロワン 出勤簿自动计算版（输入时间自动算残业/总时间）：https://pro-one-cloud.com/column/attendance-record-template
  • Bizroute 出勤簿（多种格式，A4 印刷方便）：https://exia.co.jp/bizroute/attend-template.html

• 賃金台帳：

  • マネーフォワード 賃金台帳テンプレート（Excel，包含社保扣除）：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates
  • 弥生 賃金台帳（基本工资 + 手当 + 控除自动合计）：https://www.yayoi-kk.co.jp/kyuyo/template/chingindaicho

• 劳动者名簿：

  • マネーフォワード 劳动者名簿（Word/Excel，外国员工在留资格栏齐全）：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates
  • ビズ研 或 厚生劳动省样式（搜索“労働者名簿 様式”下载官方版）

• 一套下载（三簿 + 有给休暇簿）：

  • hitori-cm 法定三簿/四簿 Excel 一套（样例免费，完整低价）：https://hitori-cm.com/three-legal-books

使用 Tips：

• 下载后先填 1 个月测试（包括老板自己如果领工资）。
• 用 Google Sheets 版可多人编辑、云备份。
• 人脸打卡数据：导出 CSV/Excel 时间日志，直接复制到出勤簿“始业/终业”列，函数自动算。
• 每月做完 PDF 存档 + 云端备份（Google Drive），保存 5 年（经过程措置暂 3 年也 OK，但建议按 5 年准备）。
• 招聘外国人时，劳动者名簿加“在留资格/期间”栏，每月更新。

小结与建议

法定三簿不是“多余的官僚主义”，而是保护公司（防纠纷、防不许可）的“保险”。10 人以内团队用免费 Excel 起步，成本 0 円，合规性足够。招聘前就把模板准备好，第一个员工入职当天就开始记录。

如果以后员工增加到 10 人以上，或想自动联动工资/社保，再考虑ジョブカン免费プラン（CSV 导入人脸数据）或 freee 试用。早做早安心，招聘后别等到入管/劳基来查才慌。

欢迎日本创业圈的朋友交流经验，有更好免费模板也欢迎分享！